Documentos importantes que no debes perder de vista

Documentos importantes que no debes perder de vista

No acumules más montañas de papeles ni pierdas contratos. Guarda los documentos importantes!

Ya sea en casa o en el trabajo, siempre tendemos a guardar pilas de papeles “por si acaso hacen falta” y que al final nunca necesitamos. Pero ¿qué pasa cuando realmente  necesitamos usar un documento importante? Pues que nunca aparece a la primera.

Si nos centramos en nuestra empresa, ya sabemos que hemos de tener a mano los libros de facturas de este año o las nóminas de los trabajadores porque son documentos que usamos cada día y nos son familiares. El problema es cuando necesitamos el papel original del NIF o el contrato de mantenimiento del servidor. ¿A que sí?

Y lo entiendo. Los documentos de tipo más jurídico son los típicos que firmas (a veces sin leer), guardas en algún lado y te olvidas. Pero son relevantes y debes tenerlos cerca.

Pues para que esto no te vuelva a pasar, te doy unas pautas para que sepas qué documentos importantes debes tener a mano. No te asustes, no ocuparán mucho más de tres archivadores.

 

Documentos importantes

 

#1 Escrituras.-

Desde la constitución de sociedad, en el caso de sociedades, hasta las pólizas que firmamos con nuestro banco (esas para las que nos hacen ir al Notario).

Te recomiendo que las tengas todas juntas y ordenadas por fecha o por tema, lo que te sea más fácil. Yo las prefiero por fecha y con un índice (son pocas, tardarás 10 minutos en hacerlo).

 

#2 Contratos.-

Cualquier contrato que hayas firmado tienes que tenerlo en tu poder y bien clasificado.

Hemos hablado en varias ocasiones de la importancia de negociar, entender y firmar tus contratos. Te pongo varios ejemplos:

  • Contrato de alquiler de tu local.
  • Contratos de trabajo de tus empleados, con sus correspondientes altas en la Seguridad Social.
  • Contratos de suministros: agua, luz, gas, internet, teléfono, mantenimiento de la impresora o de la centralita.
  • Contratos con clientes: siempre firmados, no lo olvides.
  • Contratos con proveedores: acuerdos que tienes con la empresa de mensajería o los informáticos.
  • Contratos bancarios: los que firmas cuando abres una cuenta, contratas una tarjeta, te conceden una póliza de crédito o un préstamo.
  • Documentos de protección de datos: si guardas datos de tus clientes, seguro que tienes las hojas firmadas en las que les informas que sus datos perteneceran a tu fichero y ellos te dan permiso (ya hablaremos de ello más adelante). Guardalos todos en una carpeta específica para esto.

No estaría de más que cuando firmes estos contrato, apuntes en tu agenda las fechas importantes que aparezcan en él. Por ejemplo: fin de periodo de permanencia del móvil, día que aumentan el IPC del alquiler, fecha de fin de la póliza de crédito.

 

#3. Documentos fiscales.-

Hay que recordar guardar siempre los impuestos presentados y, si hemos pedido aplazamientos, hay que archivarlos con el impuesto y la concesión o denegación.

Ya sé que estamos mal acostumbrados a lo de “mi gestor me lo guarda” o el ya conocido “me los envían por email, un día si eso me pongo y los clasifico”. NO! Los gestores no son almacenes de papeles de los clientes, no les demos más trabajo del que tienen.

Por tanto, en una carpeta guarda:

  • Documentos presentados en la Agencia Tributaria al comienzo de la actividad, como el modelo 036 o 037 (que a los empresarios y autónomos nos suena).
  • Toda la documentación de la Seguridad Social
  • Impuestos presentados, con sus solicitudes de aplazamiento y posterior concesión o denegación. Todos. IVA, IRPF, Impuesto de Sociedades, retención de alquileres…
  • Cuentas anuales: otras grandes olvidadas. Son los papeles que firmas a final de junio
  • Libros contables: los oficiales que se presentan en el Registro Mercantil el mes de julio. Te sonará porque tu contable, con toda la paciencia del mundo, se habrá pasado medio junio llamándote para que le des las cosas que le faltan para cerrar la contabilidad del año anterior.

Si lo piensas fríamente, son menos de 10 hojas que tienes que archivar cada tres meses. No es nada.

Y, ya sabes, cuando guardes los originales de los documentos importantes, elimina todo el papeleo inservible, como borradores, copias y propagandas (no lo tires a la basura tal cual, destrúyelo antes).

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